Gehen Sie effizient mit E-Mails um!

Wie können Sie Ihren Büro-Tag effizient gestalten und sich nicht unnütz durch E-Mails ablenken lassen?

Hier meine Regeln, welche sich in der Praxis gut anwenden lassen:

• Sendepause. Stellen Sie sämtliche Benachrichtigung für den Posteingang ab.
• Entspannen. Wie wichtig ist es, sekundengenau über neue Post informiert zu sein? Reicht es nicht auch diese erst in 3 Stunden zu beantworten?
• E‐Mails nur viermal am Tag lesen. Legen Sie für sich feste Mail-Abholzeiten fest und einen Antwortzeitraum. Zum Beispiel: Morgens, vor der Mittagspause, nach der Mittagspause und kurz vor dem Feierabend
• Verbieten Sie CC‐Mails. CC-Mails sind ein sehr größter Zeitfresser. Ist die Information überhaupt wichtig für mich? Antworten alle auf eine CC-Mail, kann es schnell in SPAM ausarten.
• Arbeiten mit Ordnern, Filtern oder Ticket-System. Verlagern Sie zum Beispiel E-Mails die einzelne Produkte oder Systeme angeht direkt in ein Ticket-System.
• Halten Sie Ihre E-Mails kurz. Investieren jeweils nur zwei Minuten für eine Antwort. Sie können zum Beispiel auch nur die Betreffzeile für eine kurz Info verwenden und mit EOM (end of message) beenden.
  
• Rufen Sie bei komplexen Themen an. Um Ideen zu entwickeln oder auch Konflikte zu lösen, sind E-Mails eher nicht geeignet.
  

Ich wünsche viel Spaß beim Ausprobieren :-)


Übung: Versuchen Sie doch einen E-Mail freien Tag die Woche einzurichten.


Weitere nützliche Tipps finden Sie in dem Buch: Büro-Effizienz von Rositta Beck-Rappen