Schlüssel zur Produktivität? Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe!

In der heutigen Zeit sollen uns technische Kommunikationsmittel wie zum Beispiel E-Mail oder auch Instant Messanger den Arbeitsalltag vereinfachen. Leider ist dies oft nicht der Fall, denn diese zusätzlichen Kanäle müssen von uns ständig beobachtet und kontrolliert werden. Kommen dann noch weitere Kanäle wie zum Beispiel das Social Intranet oder ein Firmen internes Wiki hinzu sind wir überfordert und lassen uns schnell von der eigentlichen Arbeit ablenken.

Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe! 

Auch wenn die Kommunikationskultur in Ihrem Unternehmen eine andere ist (Jeder muss immer für den Anderen da sein!), versuchen Sie sich auf immer nur auf eine Aufgabe zu konzentrieren.

•  Möchten Sie ungestört arbeiten, schließen Sie Ihre Bürotür. So können Sie Ihren Kollegen deutlichen machen, dass Sie aktuell nicht gestört werden möchten.
• In Großraumbüros sollten Sie in der Konzentrationsphase Gespräche mit anderen Kollegen vermeiden. Bei störenden Geräuschen, nehmen Sie z.B. Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung (Bose QuietComfort 15).

Beispiel: E-Mail

Dies ist eigentlich ein asynchrones Medium. E-Mails sollten nur dann bearbeitet werden, wenn man Zeit hat. Dies wird in den Unternehmen aber häufig ignoriert. Man erwartet, dass E-Mails sofort gelesen und auch beantwortet werden müssen.
Folge, das E-Mail-Programm ist immer geöffnet und für jede eingehende E-Mail gibt es eine sofortige Benachrichtigung. Hieraus resultiert eine sofortige Ablenkung und man ist nicht mehr fokussiert bei der Arbeit. Anschließend benötigt es dann wieder mehrere Minuten, bis der ursprüngliche Zustand (Was wollte ich jetzt eigentlich tun, damit ich meine Aufgabe erledigen kann?) wiederhergestellt ist.

Tipps zum Thema E-Mail

• Lösen Sie das Problem zusammen mit Ihren E-Mail Partnern.
• Machen Sie deutlich, dass Sie nicht sofort auf E-Mails antworten.
• Lassen Sie sich nicht von Kollegen ablenken (Hey, hast du schon die Mail von XYZ gelesen?).
• Setzen Sie sich feste Zeitblöcke, in denen Sie E-Mails beantworten (morgens, mittags, nachmittags...).
• Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten und entwickeln Sie zum Beispiel einen "E-Mail freien Tag" oder "Slow E-Mail".