Bereits vor einigen Jahren habe ich in den Artikeln Gehen Sie effizient mit E-Mails um! und Schlüssel zur Produktivität? Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe! beschrieben, wie man effektiv mit dem Kommunikationsmittel E-Mail umgeht. In diesem Beitrag möchte ich nochmals darauf eingehen, wie man mit der richtigen Strategie den Posteingang bearbeiten kann.
E-Mails regelmäßig bearbeiten, aber nicht ständig
Es bietet sich an E‐Mails nur z.B. viermal am Tag zu lesen. Hierfür sollte man sich feste Abholzeiten und einen Antwortzeitraum festlegen. Dies geht natürlich nur, wenn man keinen direkten Kundenkontakt hat und alle Anfragen per E-Mail ankommen.
In allen anderen Situationen bieten sich wie bereits oben beschrieben feste Abhol- und Antwortzeiträume z.B. stündlich oder auch nur täglich an. Nur so ist es möglich produktiv arbeiten zu können.
Wichtig: Die definierten Zeiträume sollte man fest im Kalender blocken, um die E-Mails abarbeiten und damit verbundene Aufgaben erledigen zu können.
Merlin Manns Inbox Zero Methode
Zum Erledigen der E-Mail-Flut bietet sich die Strategie Merlin Manns Inbox Zero Methode an.
Immer wenn man sein E-Mail Programm öffnet, muss eine der 4 folgenden Aktionen durchgeführt werden (reines checken von E-Mails ist somit nicht mehr möglich):
- E-Mail für mich relevant? Nein => löschen, weiterleiten, delegieren.
- Ja, dann weiter mit Punkt 2.
- Ist etwas zu unternehmen mit der Nachricht (z.B. Info Mails)? Nein => Ablage (archivieren).
- Ja, dann weiter mit Punkt 3.
- Ist der Zeitaufwand dafür kleiner als 3 Minute? Ja => Sofort erledigen / beantworten.
- Nein, dann weiter mit Punkt 4.
- E-Mail kennzeichnen oder einen Termin setzen um sie bearbeiten zu können!
Nutzen Sie das Parkinsonsche Gesetz, verkürzen Sie Ihre Arbeitszeit, damit Sie Aufgaben auf das Wesentliche beschränken können!
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