Agile - Wieso geht es ständig ums Feedback? Agiles Schiffe versenken!

In verschiedenen Beiträgen bin ich bereits auf das Thema "Warum eigentlich agil?" bzw. "Agile - "Lifehack" Sammlung Selbstmanagement und Kollaboration" eingegangen. Das Vorgehen ist natürlich in der Softwareentwicklung weit verbreitet, für Teams mit einem anderem beruflichen Kontext benötigt eine Umstellung jedoch viel Zeit.

Agiles Schiffe versenken als Antwort auf die Fragen:

• Wieso verändert sich ständig unser Ziel? 
• Wieso muss ich mich selbst organisieren? 
• Wieso reden wir ständig von Feedback?

 

Softwareentwickler Box UK hat eine Version "Schiffe versenken" entwickelt, bei der man im 1. Durchgang kein direktes Feeback zu möglichen Treffern erhählt. Im 2. Durchgang jedoch nach jedem Schuss eine Rückmeldung (ob Treffer oder nicht) bekommt.

In der anschließenden Statistik sieht man sofort, dass man mit direktem Feeback viel erfolgreicher ist!

Agile - Open Practice Library (Softwareentwicklung, Produktentwicklung und Teamkultur)

Die Innovation Labs des Softwareherstellers Red Hat betreiben die Website "Open Practice Library". Hierbei geht es um iterative Vorgehensmodelle zur schnellen Entwicklung digitaler Produkte. Das Team dokumentiert hier verschiedene Praktiken und Prinzipien, welche die Softwareentwicklungsprozesse vorantreiben.

Die Einträge sind anhand der Prinzipien Discovery, Options, Delivery und Foundation organisiert:

Quelle: Red Hat Open Innovation Labs - https://openpracticelibrary.com

Discovery-Praktiken beginnen mit dem aktuellen Ist-Zustand und sollen helfen, wichtige Fragen zu Ergebnissen zu stellen.

• Warum tust du das? Welche Probleme versuchen Sie zu lösen und für wen? Wie werden Sie die Ergebnisse messen?
• Siehe z.B. Why, How, What - The golden circle von Simon Sinek
  

Options-Praktiken untersuchen, wie man Erkenntnisse abwägen und möglicherweise die Richtung ändern kann.

• Welche Möglichkeiten hat das Team? Was benötigen Sie möglicherweise, um Ihre Zielergebnisse zu erreichen?
• Siehe z.B. How-Now-Wow Prioritization (Matrix)
  

Bereitstellungs-Praktiken konzentrieren sich darauf, die Optionen bereitzustellen, für die man sich entschieden hat, und Feedback von den Benutzern und Interessenvertretern einzuholen.

• Was war die gemessene Wirkung? Was hast du gelernt?
• Siehe z.B. Canary Release - Exposing a small number of real users to a new version

Grundlegende-Praktiken konzentrieren sich auf die Schaffung einer Teamkultur, Umgebungen für die Zusammenarbeit und technische Praktiken.

• Diese unterstützen schnelle und iterative Reisen durch die anderen Teile der Schleife.
• Ohne die Grundlage können Teams keine nachhaltige, kontinuierliche Bereitstellung erreichen.
• Siehe z.B. Daily Standup - A short time-boxed synchronization of the team activities that occurs in a cadence determined by the team

 

Markdown - Basic Formatierungsinformationen

Viele Systeme verstehen mittlerweile Markdown, in diesem Beitrag gebe ich eine kleine Einführung für die die weit verbreitete Auszeichnungssprache. Der Vorteil, Texte im Markdown Format (.md) sind einfach zu schreiben und auch im reinen Quelltext sehr gut lesbar.

Mittlerweile verstehen alle möglichen Systeme die Sprache, siehe hierzu auch https://www.markdownguide.org/tools/. Mit Hilfe von Markdown Viewern, kann man diese in fast allen Browsern betrachten. Siehe z.B. https://simov.github.io => Markdown Viewer. 

John Grubers ursprüngliche Markdown-Spezifikation und GitHubs Markdown-Variante sind ein sehr guter Einstieg in das Thema. 

Editor: https://github.com/KDE/ghostwriter

Beispiel:

# ToDo Liste

- Einkaufen im Supermarkt
- [ ] Milch
- [x] Butter
- [ ] Zucker
- ~~Einkaufen beim Metzger~~
- [Blog] Artikel lesen

[Blog]: https://www.shemel.de

# Überschrift

## Unterüberschrift

*kursiv* und **fett**

Link zu einer Webseite [shemel.de](https://www.shemel.de)

> Zitat

>> Unter-Zitat

* Liste
* Liste

1. Eins
2. Zwei

+ Punkt
  1. Unterpunkt

```javascript
alert('Hello World')
```

# Tabelle

| Spalte 1 | Spalte 2 | Spalte 3 |
| -------- | -------- | -------- |
| Zeile    | Zeile    | Zeile    |

Agile - Priorität und Qualität vom Shopify CEO (Tobias Lütke) lernen

In dem Artikel "Zeitmanagement - MoSCoW Priorisierung / Prinzip" habe ich beschrieben, wie man mit Hilfe des MoSCoW-Prinzip seine Aufgaben priorisieren kann. In dem Artikel "Shopify-Gründer Tobi Lütke: CEOs müssen die Hüter der Qualität sein" beschreibt Tobi Lütke welche Prioritäten man als guter CEO setzen soll.

Shopify bietet für kleine, mittelständische Händler und mittlerweile auch Konzerne ein einfach einzurichtendes Online-Shopsystem samt Hosting und Bezahldiensten.

Lütke empfiehlt die folgende Prioritätenliste, damit CEOs den Fokus auf die Qualität des Produktes setzen:

1. "Lasst uns das bestmögliche Produkt bauen."
2. "Wir müssen ab und zu Geld verdienen, damit wir Prio eins finanzieren können."
3. "Niemals Prio eins und zwei verwechseln."

"Ich finde es interessant, wie häufig Firmen das falsch herum machen. Das ist bis heute eigentlich mein Hauptjob bei Shopify: Herumrennen und jeden daran erinnern, dass es das Wichtigste ist, ein gutes Produkt zu machen. CEOs müssen die Hüter der Qualität sein."

Aus meiner Sicht kann man diese Prioritätenliste auch in der Softwareentwicklung anwenden, wenn es z.B. um "Softwaretest bei agiler Entwicklung durch Testautomatisierung" geht.

Agile - "Lifehack" Sammlung Selbstmanagement und Kollaboration

Die nachfolgenden Themen zur besseren Selbstorganisation und Kollaboration werden immer wieder von mir selber verwendet. Daher gibt es in diesem Artikel eine Sammlung meiner bisher veröffentlichen "Lifehacks". Bleibt agile!

Lifehacks - Büro, Effizienz, Zeitmanagement, Selbstmanagement, Tasks

• Warum eigentlich agil?
• Scrum: Manifest der agilen Softwareentwicklung
  
• Scrum: Werte & Prinzipien
• Scrum: Rahmen (Werte)
  
• Eisenhower Matrix: Priorisiere was dringend und wichtig ist
• Effizienz - "Arbeit geht den Weg des geringsten Widerstandes" 
• E-Mail - Posteingang mit der richtigen Strategie bearbeiten (Inbox Zero Methode)
  
• TaskBoard/Kanban Board: Übersicht über aktuelle Aufgaben
• Taskplaner Vorlage für Ihr Zeitmanagement
• Daily-Stand-up Meetings: Effiziente Status Meetings, tägliche Besprechungen im Stehen
• Agile - Zusammenarbeit und Regeln für (virtuelle) verteile Teams
• Timeboxing: (Wirklich) feste Zeitvorgaben
• Agile - Framework OKR (Objectives and Key Results)
  
• Stakeholder Management: RASCI (Responsibility Assignment Matrix) 
• Aus dieser Matrix geht hervor, welche Team-Mitglieder wofür im Projekt verantwortlich sind.
  
• MoSCoW Priorisierung / Prinzip: Auftragsklärung
• Good Enough: Nutzen Sie das Parkinsonsche Gesetz oder Pareto
• Gehen Sie effizient mit E-Mails um!
  
• Dot Voting: Schnell zu einer demokratischen Entscheidung kommen
• Cloud - Pizza as a Service
• Templates: Strukturierte Zusammenfassung von Aufgabenstellungen und Ergebnissen
• Flipchartvorlage - Agenda
  
• Team-/Projekt Retrospektiven: Feedback geben und einholen für Verbesserungen
• Scrum - Sprint / Team Retrospektive 
  
• Kommunikation - Feedback, 5 Finger Feedback
  
• Stacey-Matrix: Welches Team für welche Aufgabe
• SMARTe Ziele: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert
  
• Schlüssel zur Produktivität? Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe!
  
• Kontextverluste - (Zeit-)Verschwendung durch Projektwechsel bzw. Multitasking
  

Lifehacks - Kommunikation, Kollaboration

• Rituale (Being)
• Check-in (Wochenstart,Besprechungsbeginn)
• Check-out (Wochenende,Besprechungsende)
• Virtuelle Kaffeemaschine
• Monatliche Being Rituale
• Scrum - Sprint / Team Retrospektive
  
• Achtsamkeit und Empathie
• Kommunikation - Aktives Zuhören und GFK (Gewaltfreie Kommunikation) 
• Kommunikation mit Gesprächspartnern
  
• Erfolge feiern: Party mit dem Team!!!
• Being: Wie geht es uns, bei dem was wir tun?
• Why, How, What - The golden circle von Simon Sinek
• Fehler - Arten von Misserfolgen
• Fehler - "0-Fehler" Strategie
  

 

Agile - Framework OKR (Objectives and Key Results)

Im agilen Framework OKR (Objectives and Key Results) zur Strategieumsetzung dauern Zyklen ca. 3 Monate. Es hilft dabei Organisationen, sich an Wirkungszielen auszurichten und sich auf diese zu fokussieren.

Wichtig, für den o.g. Zeitraum müssen die Ziele auch beschreiben werden, damit das Unternehmen diese in den Fokus stellen kann. Zudem spielt die Frage WHY (Warum und wofür ist es wichtig?) eine zentrale und erinnert sehr stark an den golden circle von Simon Sinek .

Folgende Regeln sind zu beachten und erinnern dabei stark an die Werte & Prinzipien von Scrum :

• Maximal vier Objectives (entspricht den Zielen) mit maximal je vier Key Results (klare, zeitlich begrenzte und messbare Vorgaben, wie die Ziele erreicht werden können) pro Team.

Sehr hilfreich um OKR zu verstehen, ist das folgende Video "Why the secret to success is setting the right goals von John Doerr" einem ehemaligen Mitarbeiter von Andy Grove dem Mitbegründer der Firma Intel, welcher die Idee zu Objectives and Key Results hatte,

Zum Schluss noch eines meiner agilen Lieblingszitate:

"It does not make sense to hire smart people and then tell them what to do. We hire smart people to tell us what to do." (Steve Jobs)

Fehler - "0-Fehler" Strategie

Nach den "Drei Arten von Misserfolgen" - Vermeidbare-, Komplexitätsbedingte- und Intelligente-Misserfolge, möchte ich kurz auf die Fehler eingehen, die immer zu vermeiden sind.

Die folgenden Themen müssen als "0-Fehler" Strategie betrachtet werden:

• Sicherheit (z.B. IT-Security oder Datenschutz)
  
• Produkte/ Services (z.B. Verfügbarkeit)
  
• Produktion
• Prozesse (z.B. Daten)
• Compliance (z.B. Vergabe von Aufträgen und Ausschreibungen)
  
• Gesetzeskonformität (z.B. Steuerrecht oder DSGVO)
  
• Arbeitsregeln (z.B. Mobbing und Geschlechtergerechte Sprache)

Wichtig: Der zwischenmenschliche Umgang mit Fehlern muss gewährleistet sein, nur so kann der sachliche Umgang mit Fehlern im Rahmen des Fehlermanagements funktionieren!

Deshalb muss vor der Umsetzung dieser Strategie im Team bzw. der Firma auch der entsprechenden Rahmen (mentale Einstellung) zum offenen Umgang mit den o.g. Fehlern bereitgestellt werden.

Anschließend kann man aus den Fehlern lernen in dem man sich mit verschiedenen Methoden, Prozessen und Techniken mit den jeweiligen Ursachen beschäftigen.

Fehler - Arten von Misserfolgen

Im wesentlichen gibt es die folgenden drei Arten von Misserfolgen.

Vermeidbare Misserfolge
Sind die Folge von Unaufmerksamkeit, Nachlässigkeit, Unfähigkeit oder Abweichung von Regeln und Protokollen.

• Schlechte Misserfolge, da in der Regel vermeidbar sind durch Protokolle, Liebe zum Detail oder kompetente Mitarbeiter.

Komplexitätsbedingte Misserfolge
Sind die Folge von verschiedenen Unbekannten einer Aufgabe.

• Unproblematisch, wenn eine Identifizierung erfolgt und Korrekturmaßnahmen ergriffen werden.

Intelligente Misserfolge
Dies sind Misserfolge, die Wissen erzeugen und im Streben nach Innovation gemacht werden.

• Sollen gefördert und gefeiert werden!

Kontextverluste - (Zeit-)Verschwendung durch Projektwechsel bzw. Multitasking

In dem Buch Quality Software Management: Congruent Action schlägt Gerald Weinberg eine Faustregel zur Berechnung der (Zeit-)Verschwendung vor, die durch Projektwechsel verursacht werden.

So wirkt sich selbst das Hinzufügen eines einzelnen Projekts zur aktuellen Arbeitslast nach Weinbergs Berechnung äußerst schwächend! Man verliert mindestens 20% seiner Zeit!

Muss man zum Beispiel ein weiteres drittes Projekt betreuen, wird fast die Hälfte der Zeit für das Wechseln von Aufgaben (KONTEXTVERLUST) verschwendet.

 

 

Wenn man sich auf ein einzelnes Projekt konzentriert, kann man 100% seiner Zeit darauf verwenden. 

 

Sobald man jedoch mit dem Multitasking von Projekten beginnt, steigt der Effizienzverlust massiv!

 

Nach der Schätzung von Weinberg verliert man 

• 20% seiner Zeit, wenn man gleichzeitig an 2 Projekten arbeitet, 
• 40% an 3 Projekten und bis zu 
• 75% an 5 Projekten. 

Die ständige Ablenkung der Gedanken zwischen den verschiedenen Aufgaben oder Projekten ist extrem zeit- und energieintensiv.

Why, How, What - The golden circle von Simon Sinek

Die Anforderungen werden bei Scrum nicht in Use Cases (Anwendungsfälle), sondern in User Stories erfasst. User Stories (Anwendererzählung) beschreiben GUIs, Funktionalitäten und Testszenarien.

Als „Anwender“ will ich „Eigenschaft/Feature“ Damit „Nutzen“.

Einen ähnlichen Ansatz verfolgt auch der "golden circle" von Simon Sinek.

In dem Buch Frag immer erst: warum: Wie Top-Firmen und Führungskräfte zum Erfolg inspirieren  beschreibt Sinek, dass die Menschen von einem Sinn für Ihre Absichten (dem "Warum") inspiriert sind. Daher sollte das WHY (Warum und wofür ist es wichtig?) bei der Anforderungsbeschreibung an erster Stelle stehen, bevor man mit dem "Wie" und "Was" in die Detaillierung geht.

Sinek nennt diese "Triade" den goldenen Kreis, beschrieben in einem Kreis-Diagramm mit

• "Why / Warum" im innersten Kreis, der die Motive oder Zwecke darstellt. Umgeben von einem Ring mit der Bezeichnung
• "How / Wie" hier werden die die Prozesse und Methoden dargestellt (Wie willst du dein Ziel erreichen?). Eingeschlossen mit der Bezeichnung
• "What / Was" welcher die Ergebnisse darstellt (Was machst du um dein Ziel zu erreichen?).

Quelle: Wikipedia (The golden circle diagram, redrawn from Start with Why - Mosborne01)

Warum eigentlich agil?

Das Scrum Manifest der agilen Softwareentwicklung definiert agile Methoden nach z.B. der Eigenschaft das sich Prozesse während der gesamten Projektzeit ständig weiterentwickeln und immer wieder neu bewertet müssen. Aber warum ist man überhaupt gezwungen agile Methoden zu verwenden?

Eine gute Antwort auf die Frage bietet mein Blog Eintrag vom April 2020  "Digitalisierung - The Six D's of Disruption". Mit Hilfe des Modells kann man verstehen, wie Technologien bzw. Digitalisierung uns beeinflussen.

In letzten Jahren kam es immer schneller zu einer "Demokratisierung" und Technologien sind immer schneller mehr und mehr Menschen zugänglich. Dies führt zu einem Verschwinden von alten Technologien bzw. kompletter Berufszweige. Die folgendene Grafik zeigt die Anzahl der Jahre, bis die aufgeführten Technologien eine Reichweite von 50 Millionen Nutzern erlangt hatten. So hatte Facebook bereits nach 3,5 Jahren 50 Millionen Nutzer. Das Telefon benötigt 75 Jahre für 100 Millionen Nutzer, das Fernsehen benötigte 13 Jahre und Candy Crush nur 1,3 Jahre bis es eine Nutzerschaft von 50 Millionen erreicht hatte.

Quelle: https://www.visualcapitalist.com/how-long-does-it-take-to-hit-50-million-users/

Definition Agilität

Schnelle Reaktions-(Adaptions-)fähigkeit in einer komplexen Welt. Siehe hierzu auch "Die Komplexität von Scrum bzw. eines Projektes kann durch die Stacey Matrix dargestellt werden".

Die Themen Unsicherheit und Komplexität könne auch gut durch das Akronym VUCA beschrieben werden, welches sich aus den vier Begriffen Volatilität (Unstet - schneller Wandel - Flüchtigkeit), Unsicherheit (Unberechenbarkeit - keine Strategien), Komplexität (Multioptionen -
Vernetzung - Schnelligkeit) und Ambiguität (Mehrdeutigkeit - Multifaktoriell - verwirrend) zusammensetzt.


AGILE => "Always run a changing system" anstatt "Never change a running system"!

Agile - Zusammenarbeit und Regeln für (virtuelle) verteile Teams

In der agilen Softwareentwicklung bietet z.B. Scrum bereits  Regeln, wie "Scrum: Werte & Prinzipien - Empowered, self-organized teams" und "Der Scrum Rahmen ist ein Zusammenspiel von der Organisation, dem Produkt und dem Team" vor. Gerade in Zeiten von Corona und Homeoffice empfiehlt es sicher daher für (virtuelle) verteile Teams Richtlinien zu definieren.

Folgende Grundsätze können als Basis für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams verwendet werden:

• Für alle Mitglieder im Team sollten Kernerreichbarkeitszeiten definiert werden, wie zum Beispiel von 09:00 bis 11:00 Uhr und von 13:00 bis 15:00 Uhr. In dieser Zeit sollte dann auch jeder zu erreichen sein.
• Wichtig: Arbeiten die Teams ggf. in verschiedenen Zeitzonen, müssen diese Kernzeiten ggf. angepasst werden.
• Eine "Definition of Done (DoD)" sollte definiert werden, damit allen im Team klar ist, ab wann einen Aufgabe wirklich als "erledigt" gilt.
• Meetings bzw. Regeltermine sollte nur während der Kernarbeitszeiten stattfinden.
• In einem kurzen "Daily" Meeting analog dem "Daily Scrum" sollte der Fortschritt aller Mitglieder transparent kommuniziert werden.
• Vorgaben für den Krankheitsfall bzw. eine Vertretung innerhalb des Teams müssen vorab definiert werden.
  
  

Fazit: Die o.g. Vorgaben können nur als Idee dienen. Die Teams sollten gemeinsam die Regeln definieren und nach einer gewissen Zeit immer wieder auf den Prüfstand stellen. Gerade hierbei spielt eine offene und ehrliche Feedbackkultur eine wichtige Rolle.

Effizienz - "Arbeit geht den Weg des geringsten Widerstandes"

Frau Hess zieht in dem Buch "Digital anders arbeiten: Effektive Methoden und neue Tools für den heutigen Büroalltag" den Schluss, "Wer ... fleißig alles zuverlässig abarbeitet, kann sich darauf verlassen, dass ihm oder ihr immer mehr Aufgaben zuwaschen". Siehe auch "Bill Jensen - Radikal vereinfachen: Den Arbeitsalltag besser organisieren und sofort mehr erreichen".

Bill Jensen hat hierzu ein LOGIK-Modell entwickelt, welches für E-Mails (ähnlich zu meinem Blogeintrag E-Mail - Posteingang mit der richtigen Strategie bearbeiten (Inbox Zero Methode)) , aber auch für alle anderen Aufgaben/Taks/ToDos angewendet werden kann.

• Limits: Gehört diese Aufgabe zu den laufenden Projekten?
• Ordnung: Sind die nächsten Schritte klar erkennbar?
• Gewünschtes Resultat: Was soll als Ergebnis herauskommen?
• Instrumente: Wie und womit werden Sie den Auftrag erledigen?
• Konsequenz: Kommt für mich etwas dabei heraus?

Fazit: Erfüllt eine Aufgabe oder E-Mail nicht diese Kriterien, dann sollte dies Thema erstmal nicht weiter beachtet werden. E-Mails könnten in dem Fall sogar direkt gelöscht werden. Vermutlich macht aber eine sehr einseitige Anwendung des MOGIK-Modell wiederum nicht in jedem Fall Sinn. Die Kriterien sollten vielmehr ein Anstoser zum Nachdenken sein.

E-Mail - Posteingang mit der richtigen Strategie bearbeiten (Inbox Zero Methode)

Bereits vor einigen Jahren habe ich in den Artikeln Gehen Sie effizient mit E-Mails um! und Schlüssel zur Produktivität? Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe! beschrieben, wie man effektiv mit dem Kommunikationsmittel E-Mail umgeht. In diesem Beitrag möchte ich nochmals darauf eingehen, wie man mit der richtigen Strategie den Posteingang bearbeiten kann.

E-Mails regelmäßig bearbeiten, aber nicht ständig

Es bietet sich an E‐Mails nur z.B. viermal am Tag zu lesen. Hierfür sollte man sich feste Abholzeiten und einen Antwortzeitraum festlegen. Dies geht natürlich nur, wenn man keinen direkten Kundenkontakt hat und alle Anfragen per E-Mail ankommen.
In allen anderen Situationen bieten sich wie bereits oben beschrieben feste Abhol- und Antwortzeiträume z.B. stündlich oder auch nur täglich an. Nur so ist es möglich produktiv arbeiten zu können.

Wichtig: Die definierten Zeiträume sollte man fest im Kalender blocken, um die E-Mails abarbeiten und damit verbundene Aufgaben erledigen zu können.

Merlin Manns Inbox Zero Methode

Zum Erledigen der E-Mail-Flut bietet sich die Strategie Merlin Manns Inbox Zero Methode an.

Immer wenn man sein E-Mail Programm öffnet, muss eine der 4 folgenden Aktionen durchgeführt werden (reines checken von E-Mails ist somit nicht mehr möglich):

1. E-Mail für mich relevant? Nein => löschen, weiterleiten, delegieren.
• Ja, dann weiter mit Punkt 2.
  
2. Ist etwas zu unternehmen mit der Nachricht (z.B. Info Mails)? Nein => Ablage (archivieren).
• Ja, dann weiter mit Punkt 3.
  
3. Ist der Zeitaufwand dafür kleiner als 3 Minute? Ja => Sofort erledigen / beantworten.
• Nein, dann weiter mit Punkt 4.
4. E-Mail kennzeichnen oder einen Termin setzen um sie bearbeiten zu können!
   

Nutzen Sie das Parkinsonsche Gesetz, verkürzen Sie Ihre Arbeitszeit, damit Sie Aufgaben auf das Wesentliche beschränken können!

WinMerge - Vergleichen von Dateien und Verzeichnissen

Mit dem kostenlosen Tool "WinMerge" ist es möglich Quellcode oder auch Textdateien von unterschiedlichen Versionen zusammenführen (merge) bzw. zu vergleichen.

Die Unterschiede werden dabei farblich hervorgehoben, und der Inhalt der Dateien lässt sich direkt anpassen (ändern, verschieben oder löschen).

Windows - Scrollen im Hintergrundfenster

Hat man zwei Fenster geöffnet und man möchte im inaktiven Fenster mit der Maus scrollen, muss man dieses immer erst durch einen "Klick" aktivieren.

Mit Windows 10 (und natürlich auch schon früher mit versch. Freeware Tools) ist dies möglich, wenn man die folgenden Optionen aktiviert:

Einstellungen => Geräte => Maus => Inaktive Fenster beim Daraufzeigen scrollen

 

Stacey Matrix

• Die Komplexität von Scrum bzw. eines Projektes kann durch die Stacey Matrix dargestellt werden. (vgl. 1)
• Hierdurch wird die Komplexität analysiert und eingeordnet.
• Unscharfe Anforderungen und Unklarheit bei der Technologie, welche verwendet werden soll, bilden hierbei die Grundlage zur Einordnung.
• Gerade bei größeren IT-Projekten hält man sich oft im „komplexen“ bzw. unbekannten Bereich auf.

1) https://www.mittelstandswiki.de/wissen/Gastbeitrag:Agiles_Projektmanagement

Schlüssel zur Produktivität? Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe!

In der heutigen Zeit sollen uns technische Kommunikationsmittel wie zum Beispiel E-Mail oder auch Instant Messanger den Arbeitsalltag vereinfachen. Leider ist dies oft nicht der Fall, denn diese zusätzlichen Kanäle müssen von uns ständig beobachtet und kontrolliert werden. Kommen dann noch weitere Kanäle wie zum Beispiel das Social Intranet oder ein Firmen internes Wiki hinzu sind wir überfordert und lassen uns schnell von der eigentlichen Arbeit ablenken.

Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe! 

Auch wenn die Kommunikationskultur in Ihrem Unternehmen eine andere ist (Jeder muss immer für den Anderen da sein!), versuchen Sie sich auf immer nur auf eine Aufgabe zu konzentrieren.

•  Möchten Sie ungestört arbeiten, schließen Sie Ihre Bürotür. So können Sie Ihren Kollegen deutlichen machen, dass Sie aktuell nicht gestört werden möchten.
• In Großraumbüros sollten Sie in der Konzentrationsphase Gespräche mit anderen Kollegen vermeiden. Bei störenden Geräuschen, nehmen Sie z.B. Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung (Bose QuietComfort 15).

Beispiel: E-Mail

Dies ist eigentlich ein asynchrones Medium. E-Mails sollten nur dann bearbeitet werden, wenn man Zeit hat. Dies wird in den Unternehmen aber häufig ignoriert. Man erwartet, dass E-Mails sofort gelesen und auch beantwortet werden müssen.
Folge, das E-Mail-Programm ist immer geöffnet und für jede eingehende E-Mail gibt es eine sofortige Benachrichtigung. Hieraus resultiert eine sofortige Ablenkung und man ist nicht mehr fokussiert bei der Arbeit. Anschließend benötigt es dann wieder mehrere Minuten, bis der ursprüngliche Zustand (Was wollte ich jetzt eigentlich tun, damit ich meine Aufgabe erledigen kann?) wiederhergestellt ist.

Tipps zum Thema E-Mail

• Lösen Sie das Problem zusammen mit Ihren E-Mail Partnern.
• Machen Sie deutlich, dass Sie nicht sofort auf E-Mails antworten.
• Lassen Sie sich nicht von Kollegen ablenken (Hey, hast du schon die Mail von XYZ gelesen?).
• Setzen Sie sich feste Zeitblöcke, in denen Sie E-Mails beantworten (morgens, mittags, nachmittags...).
• Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten und entwickeln Sie zum Beispiel einen "E-Mail freien Tag" oder "Slow E-Mail".