E-Mail - Anbieter wechseln (Microsoft Exchange -> mailbox.org) mit eigener Domain (MX-Einträge in den DNS-Einstellungen)

Bereits seit über 7 Jahren nutze ich für E-Mail, Adressen und Termine Microsoft Exchange als gehosteten Service bei einem deutschen Anbieter (Hosted Microsoft Exchange von IONOS). Ich möchte nun den US-Anbieter Microsoft direkt meiden (nach dem ich bereits vor 2 Jahren komplett zu Linux gewechselt bin).

1. Schritt: Bestellung des "Standard-Tarif" beim E-Mail-Dienst mailbox.org

Dieser beinhaltet aktuell u.a. 10 GB Mail-Speicher, 25 Aliasse @mailbox.org, Kalender und Adressbuch. Zudem ist auch eine Nutzung von Exchange ActiveSync möglich.

Hinweis: Mann kann mailbox.org 30 Tage kostenlos testen, ohne das irgendwelche Kosten anfallen.

Um den Account vollständig zu aktivieren, muss man vor Ablauf der Testphase Guthaben einzahlen (hier werden versch. Zahlungsmöglichkeiten z.B. auch Bargeld auf dem Postweg angeboten).

2. Schritt: E-Mail-Adressen mit eigener Domain nutzen

Die nachfolgende Anleitung in der Wissensdatenbank von mailbox.org durchführen:
https://kb.mailbox.org/de/privat/e-mail-mit-eigener-domain/e-mail-adressen-mit-eigener-domain-nutzen/

Aktuell zeigt mein DNS-MX Eintrag noch auf ionos.de . Weitere Infos zu dem Thema findet ihr unter DNS - HTTPS Resource Record verwenden (Backup Server, Port-Signalisierung) und Mailserver - Zugriff auf TCP Port 25 (smtp) mit telnet testen.

dig hemel.it mx (vor DNS Umstellung)

Jetzt fügt man seinen Alias als Externe Adresse hinzu. Mailbox.org fragt nun im Hintergrund die DNS-Daten Ihrer Domain ab und prüft, ob der mailbox.org-Sicherheitsschlüssel bereits hinterlegt ist. 

Jetzt kann der mailbox.org-Schlüssel in den DNS-Einstellungen des Domain-Providers (in meinem Fall ist dies Host Europe) hinterlegt werden.

Bitte die Wartezeit des DNS-Updates beachten! Auch wenn es meistens deutlich schneller geht, kann die weltweite Synchronisation des neuen DNS-Eintrages bis zu 24 Stunden dauern.

Nun müssen die mailbox.org-MX-Einträge in den DNS-Einstellungen hinterlegt werden. Dies sorgt dafür, dass Mails die an den Domain-Alias geschickt werden auch zu den mailbox.org-Servern geroutet werden.

dig hemel.it mx (nach DNS Umstellung)

3. Schritt: Spam-Reputation im DNS optimieren

Bitte die Anleitung (https://kb.mailbox.org/de/privat/e-mail-mit-eigener-domain/spf-dkim-und-dmarc-spam-reputation-verbessern-und-bounces-vermeiden/) beachten und die folgenden DNS-Einstellungen vornehmen:

1. Setzen des SPF-Eintrags und der Parameter als TXT-Record in den DNS-Einstellungen des Providers. Siehe z.B. https://www.hosteurope.de/faq/webhosting/allgemeines3/spf-eintrag-fuer-domain-setzen.
• v=spf1 include:mailbox.org ~all
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2. Setzen der DKIM-Einträge als CNAME-Records in den DNS-Einstellungen Ihres Providers
• 
  
  
3. Setzen des DMARC-Eintrags und der Parameter als TXT-Record in den DNS-Einstellungen Ihres Providers
• 
  
  

Ich wünsche euch viel Erfolg beim Einrichten und vor allem viel Spaß beim Nutzen von mailbox.org #UnplugTrump!

Steam Deck - E-Mail-Client (Thunderbird) mit Exchange / Office 365 verwenden (Linux)

Mit Hilfe von DavMail ist es möglich einen beliebigen E-Mail-Client (z.B. Thunderbird) mit Microsoft Exchange oder Office 365 zu verwenden. DavMail ist ein POP/IMAP/SMTP/Caldav/Carddav/LDAP-Gateway und kann unter Linux (somit auch Steam OS), MacOSX und Windows eingesetzt werden.

Ich selber verwende einen Hosted Microsoft Exchange von IONOS, und möchte auch mit meinem Steam Deck alle Vorteile der E-Mail- und Groupware-Lösung von Microsoft unter Steam OS nutzen.

Der Download erfolgt unter http://sourceforge.net/projects/davmail/files/, es muss die "davmail-version.zip" heruntergeladen werden.

Auf der Webseite von DavMail gibt es eine sehr gute Anleitung, siehe DavMail Setup on linux. Die ZIP-Datei muss nur entpackt und anschließend DavMail gestartet werden (./davmail).

Anschließend muss nur noch die Exchange OWA URL in der Konfiguration eingetragen werden. Siehe auch DavMail configuration.

Für die anschließende Konfiguration von Thunderbird (Mail, Kalender und Kontakte), bietet DavMail wieder ein sehr gute Anleitung.

02.11.2024: Update - Bash Script (davmail.sh) zum Starten

#!/bin/bash
#
echo '------------------------------------'
echo '| Start DavMail Steam OS           |'
echo '| (c) Sebastian Hemel, 2024        |'
echo '------------------------------------'
echo ' '

cd /home/deck/Tools/davmail
./davmail

Mailserver - Zugriff auf TCP Port 25 (smtp) mit telnet testen

In diesem Beitrag möchte ich beschreiben, wie man mit Hilfe von telnet den Zugriff auf einen Mailserver mit dem TCP Port 25 testen kann. Siehe hierzu auch das Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) Protokoll.

Mit Hilfe von SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) kann man in Verbindung mit telnet einen Mailclient simulieren und den Zugriff auf Port 25 testen.

Die folgenden Schritte sind per Linux Kommandozeile notwendig

Mihilfe von telnet verbindet man sich auf den Port 25 am Server, dafür muss natürlich vorab der SERVER bekannt sein. Dies ist zum Beispiel mit nslookup -query=MX google.com oder dig google.com -t MX möglich.

telnet SERVER 25

Hat der Aufbau funktioniert, erhält man die folgende Meldung: Connected to SERVER.
Escape character is '^]'.

Jetzt kann man mit Hilfe des SMTP Protokoll eine E-Mail versenden. Hinweis: Damit der Test überhaupt möglich ist, sollte man eine Empfängeradresse verwenden, für die der Mailserver (mit dem man gerade verbunden ist) zuständig ist. Denn in der Regel gibt es keine "offenen Server" mehr zum versenden, siehe auch Relay Access Denied und Open Relay.

Mit den folgenden Zeilen kann jetzt direkt eine E-Mail versendet werden (nach jeder Zeile muss man ENTER drücken):

EHLO mail.server.com
MAIL FROM:<ABSENDERADRESSE@test.de>
RCPT TO:<EMPFÄNGERADRESSE@test.de>
DATA
Subject: Testmail
(Leerzeile)
Das ist eine Testnachricht.
(Leerzeile)
.
QUIT

Hinweis: Auch unter Windows ist eine Verwendung zum Beispiel mit Hilfe des Windows-Subsystem für Linux (WSL) möglich

Ein ausführlicher Mailserver-Check ist mit Hilfe des Webdienst MXToolbox möglich und hilft Mailserver-Admins bei der Fehlersuche.

Effizienz - "Arbeit geht den Weg des geringsten Widerstandes"

Frau Hess zieht in dem Buch "Digital anders arbeiten: Effektive Methoden und neue Tools für den heutigen Büroalltag" den Schluss, "Wer ... fleißig alles zuverlässig abarbeitet, kann sich darauf verlassen, dass ihm oder ihr immer mehr Aufgaben zuwaschen". Siehe auch "Bill Jensen - Radikal vereinfachen: Den Arbeitsalltag besser organisieren und sofort mehr erreichen".

Bill Jensen hat hierzu ein LOGIK-Modell entwickelt, welches für E-Mails (ähnlich zu meinem Blogeintrag E-Mail - Posteingang mit der richtigen Strategie bearbeiten (Inbox Zero Methode)) , aber auch für alle anderen Aufgaben/Taks/ToDos angewendet werden kann.

• Limits: Gehört diese Aufgabe zu den laufenden Projekten?
• Ordnung: Sind die nächsten Schritte klar erkennbar?
• Gewünschtes Resultat: Was soll als Ergebnis herauskommen?
• Instrumente: Wie und womit werden Sie den Auftrag erledigen?
• Konsequenz: Kommt für mich etwas dabei heraus?

Fazit: Erfüllt eine Aufgabe oder E-Mail nicht diese Kriterien, dann sollte dies Thema erstmal nicht weiter beachtet werden. E-Mails könnten in dem Fall sogar direkt gelöscht werden. Vermutlich macht aber eine sehr einseitige Anwendung des MOGIK-Modell wiederum nicht in jedem Fall Sinn. Die Kriterien sollten vielmehr ein Anstoser zum Nachdenken sein.

Microsoft Outlook 2016 2019 - Löschsymbol (Kreuz, X) fehlt in der Nachrichtenvorschau (Posteingang, Liste)

Auf meinem neuen Notebook mit Outlook 2019 war das Löschsymbol (rotes "X"), welches bei jeder einzelnen E-Mail in der Nachrichtenvorschau (Liste) angezeigt und das direkte Löschen der selektierten E-Mail ermöglicht, verschwunden.

Dies ist immer dann der Fall, wenn der "Touchscreen" (Fingermodus) Modus aktiv ist!

Um das "X" bzw. Löschsymbol wieder anzuzeigen, muss der "Mausmodus" aktiv sein!

Dafür muss man ggf. über die Symbolleiste den "Touch/Mausmodus" einblenden und den "Mausmodus" aktivieren. Jetzt sollte auch wieder das Löschsymbol neben den E-Mails angezeigt werden, wenn man mit der Maus Maus darüber fährt.

E-Mail - Archivierung mit MailStore Home

Mit MailStore Home ist es möglich schnell und komfortable seine privaten E-Mails aus nahezu allen E-Mail-Quellen kostenlos zu archivieren und zu durchsuchen.

Downoad unter https://www.mailstore.com/de/produkte/mailstore-home/, anschließend kann die Installation als normales Programm oder auch als "portable Version" erfolgen.

Danach kann man bestehende Profile vom Rechner importieren (in meinem Fall MS Outlook) oder aber auch direkt vom Mailserver die Nachrichten abholen, sofern die Zugangsdaten hinterlegt werden.

Jetzt kann die Archivierung gestartet werden. Es können beliebig viele Profile angelegt und übertragen werden.

 

Natürlich ist es auch möglich mit der Exportfunktionen E-Mails aus dem Archiv wiederherzustellen oder eine Migration von E-Mail Postfächern durchzuführen.

E-Mail - Posteingang mit der richtigen Strategie bearbeiten (Inbox Zero Methode)

Bereits vor einigen Jahren habe ich in den Artikeln Gehen Sie effizient mit E-Mails um! und Schlüssel zur Produktivität? Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe! beschrieben, wie man effektiv mit dem Kommunikationsmittel E-Mail umgeht. In diesem Beitrag möchte ich nochmals darauf eingehen, wie man mit der richtigen Strategie den Posteingang bearbeiten kann.

E-Mails regelmäßig bearbeiten, aber nicht ständig

Es bietet sich an E‐Mails nur z.B. viermal am Tag zu lesen. Hierfür sollte man sich feste Abholzeiten und einen Antwortzeitraum festlegen. Dies geht natürlich nur, wenn man keinen direkten Kundenkontakt hat und alle Anfragen per E-Mail ankommen.
In allen anderen Situationen bieten sich wie bereits oben beschrieben feste Abhol- und Antwortzeiträume z.B. stündlich oder auch nur täglich an. Nur so ist es möglich produktiv arbeiten zu können.

Wichtig: Die definierten Zeiträume sollte man fest im Kalender blocken, um die E-Mails abarbeiten und damit verbundene Aufgaben erledigen zu können.

Merlin Manns Inbox Zero Methode

Zum Erledigen der E-Mail-Flut bietet sich die Strategie Merlin Manns Inbox Zero Methode an.

Immer wenn man sein E-Mail Programm öffnet, muss eine der 4 folgenden Aktionen durchgeführt werden (reines checken von E-Mails ist somit nicht mehr möglich):

1. E-Mail für mich relevant? Nein => löschen, weiterleiten, delegieren.
• Ja, dann weiter mit Punkt 2.
  
2. Ist etwas zu unternehmen mit der Nachricht (z.B. Info Mails)? Nein => Ablage (archivieren).
• Ja, dann weiter mit Punkt 3.
  
3. Ist der Zeitaufwand dafür kleiner als 3 Minute? Ja => Sofort erledigen / beantworten.
• Nein, dann weiter mit Punkt 4.
4. E-Mail kennzeichnen oder einen Termin setzen um sie bearbeiten zu können!
   

Nutzen Sie das Parkinsonsche Gesetz, verkürzen Sie Ihre Arbeitszeit, damit Sie Aufgaben auf das Wesentliche beschränken können!

Schlüssel zur Produktivität? Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe!

In der heutigen Zeit sollen uns technische Kommunikationsmittel wie zum Beispiel E-Mail oder auch Instant Messanger den Arbeitsalltag vereinfachen. Leider ist dies oft nicht der Fall, denn diese zusätzlichen Kanäle müssen von uns ständig beobachtet und kontrolliert werden. Kommen dann noch weitere Kanäle wie zum Beispiel das Social Intranet oder ein Firmen internes Wiki hinzu sind wir überfordert und lassen uns schnell von der eigentlichen Arbeit ablenken.

Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe! 

Auch wenn die Kommunikationskultur in Ihrem Unternehmen eine andere ist (Jeder muss immer für den Anderen da sein!), versuchen Sie sich auf immer nur auf eine Aufgabe zu konzentrieren.

•  Möchten Sie ungestört arbeiten, schließen Sie Ihre Bürotür. So können Sie Ihren Kollegen deutlichen machen, dass Sie aktuell nicht gestört werden möchten.
• In Großraumbüros sollten Sie in der Konzentrationsphase Gespräche mit anderen Kollegen vermeiden. Bei störenden Geräuschen, nehmen Sie z.B. Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung (Bose QuietComfort 15).

Beispiel: E-Mail

Dies ist eigentlich ein asynchrones Medium. E-Mails sollten nur dann bearbeitet werden, wenn man Zeit hat. Dies wird in den Unternehmen aber häufig ignoriert. Man erwartet, dass E-Mails sofort gelesen und auch beantwortet werden müssen.
Folge, das E-Mail-Programm ist immer geöffnet und für jede eingehende E-Mail gibt es eine sofortige Benachrichtigung. Hieraus resultiert eine sofortige Ablenkung und man ist nicht mehr fokussiert bei der Arbeit. Anschließend benötigt es dann wieder mehrere Minuten, bis der ursprüngliche Zustand (Was wollte ich jetzt eigentlich tun, damit ich meine Aufgabe erledigen kann?) wiederhergestellt ist.

Tipps zum Thema E-Mail

• Lösen Sie das Problem zusammen mit Ihren E-Mail Partnern.
• Machen Sie deutlich, dass Sie nicht sofort auf E-Mails antworten.
• Lassen Sie sich nicht von Kollegen ablenken (Hey, hast du schon die Mail von XYZ gelesen?).
• Setzen Sie sich feste Zeitblöcke, in denen Sie E-Mails beantworten (morgens, mittags, nachmittags...).
• Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten und entwickeln Sie zum Beispiel einen "E-Mail freien Tag" oder "Slow E-Mail".