Agile - "Lifehack" Sammlung Selbstmanagement und Kollaboration

Die nachfolgenden Themen zur besseren Selbstorganisation und Kollaboration werden immer wieder von mir selber verwendet. Daher gibt es in diesem Artikel eine Sammlung meiner bisher veröffentlichen "Lifehacks". Bleibt agile!

Lifehacks - Büro, Effizienz, Zeitmanagement, Selbstmanagement, Tasks

• Warum eigentlich agil?
• Scrum: Manifest der agilen Softwareentwicklung
  
• Scrum: Werte & Prinzipien
• Scrum: Rahmen (Werte)
  
• Eisenhower Matrix: Priorisiere was dringend und wichtig ist
• Effizienz - "Arbeit geht den Weg des geringsten Widerstandes" 
• E-Mail - Posteingang mit der richtigen Strategie bearbeiten (Inbox Zero Methode)
  
• TaskBoard/Kanban Board: Übersicht über aktuelle Aufgaben
• Taskplaner Vorlage für Ihr Zeitmanagement
• Daily-Stand-up Meetings: Effiziente Status Meetings, tägliche Besprechungen im Stehen
• Agile - Zusammenarbeit und Regeln für (virtuelle) verteile Teams
• Timeboxing: (Wirklich) feste Zeitvorgaben
• Agile - Framework OKR (Objectives and Key Results)
  
• Stakeholder Management: RASCI (Responsibility Assignment Matrix) 
• Aus dieser Matrix geht hervor, welche Team-Mitglieder wofür im Projekt verantwortlich sind.
  
• MoSCoW Priorisierung / Prinzip: Auftragsklärung
• Good Enough: Nutzen Sie das Parkinsonsche Gesetz oder Pareto
• Gehen Sie effizient mit E-Mails um!
  
• Dot Voting: Schnell zu einer demokratischen Entscheidung kommen
• Cloud - Pizza as a Service
• Templates: Strukturierte Zusammenfassung von Aufgabenstellungen und Ergebnissen
• Flipchartvorlage - Agenda
  
• Team-/Projekt Retrospektiven: Feedback geben und einholen für Verbesserungen
• Scrum - Sprint / Team Retrospektive 
  
• Kommunikation - Feedback, 5 Finger Feedback
  
• Stacey-Matrix: Welches Team für welche Aufgabe
• SMARTe Ziele: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert
  
• Schlüssel zur Produktivität? Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe!
  
• Kontextverluste - (Zeit-)Verschwendung durch Projektwechsel bzw. Multitasking
  

Lifehacks - Kommunikation, Kollaboration

• Rituale (Being)
• Check-in (Wochenstart,Besprechungsbeginn)
• Check-out (Wochenende,Besprechungsende)
• Virtuelle Kaffeemaschine
• Monatliche Being Rituale
• Scrum - Sprint / Team Retrospektive
  
• Achtsamkeit und Empathie
• Kommunikation - Aktives Zuhören und GFK (Gewaltfreie Kommunikation) 
• Kommunikation mit Gesprächspartnern
  
• Erfolge feiern: Party mit dem Team!!!
• Being: Wie geht es uns, bei dem was wir tun?
• Why, How, What - The golden circle von Simon Sinek
• Fehler - Arten von Misserfolgen
• Fehler - "0-Fehler" Strategie
  

 

Zeitmanagement - MoSCoW Priorisierung / Prinzip

In einem meiner ersten Blog Einträge (Nutzen Sie das Parkinsonsche Gesetz) bin ich kurz auf das Pareto-Prinzip (Reduzieren Sie Ihre Aufgaben auf das Wesentliche mit Hilfe der 80-zu-20-Regel) eingegangen. Eine gute Hilfe um seine Aufgaben zu priorisieren, bietet das MoSCoW-Prinzip.

MoSCoW ist ein Akronym und steht für

MUST HAVE

• Nicht verhandelbare Aufgaben, die zwingend erledigt werden müssen und deren Erledigung erfolgskritisch ist.

SHOULD HAVE

• Wichtige Aufgaben, die keine hohe Priorität haben, aber durchaus signifikanten Mehrwert für das Tätigkeitsfeld stiften

COULD HAVE

• Nice-to-have Aufgaben, die nur wenige Mehrwert generieren und daher auch weggelassen werden können ohne Schaden anzurichten.

WON’T HAVE

• Aufgaben, die eindeutig de-priorisiert werden können, da sie keinen Mehrwert stiften und/oder überproportional viel Zeit in Anspruch nehmen
  

Mit Hilfe der richtigen Priorisierung sollte man die Umsetzung der jeweiligen Anforderungen nach ihrer Wichtigkeit und ihrem Potenzial steuern.

Kommunikation - Feedback, 5 Finger Feedback

In agilen Projekten sind "offene Information- und Feedback-Prozesse" sehr wichtig. Auch sollte man in seinen Projektteam immer ehrliche und aufrichtige Anerkennung geben. In diesem Beitrag möchte ich kurz auf Feedback Möglichkeiten eingehen.

Wie kann man Feedback geben und somit auch die "Scrum Werte" berücksichtigen?

1. Feedback Möglichkeit anbieten.
2. Positive Rückmeldung sollte zuerst gegeben werden.
3. Die Rückmeldung muss konkret sein und sollte eine Beschreibung bzw. Beispiel beinhalten.
• Wichtig, jeder ist für sich selbst verantwortlich und spricht nur für sich.
• Nicht: Wir alle sind total verärgert. => Sondern: Ich habe mich geärgert über xyz.
4. Formulierung einer konkreten Bitte bzw. eines Vorschlags, aber KEINER Forderung.
5. Der Dialog dabei ist sehr wichtig (den anderen sehen/erkennen, nicht Recht haben wollen).

 

Eine weitere gute Methode, ist die „Fünf-Finger-Methode“.

Quelle: Landesmedienzentrum Baden-Württemberg, https://www.lmz-bw.de/medien-und-bildung/medienwissen/medienbildung/definitionen-von-medienkompetenz-und-methoden/methoden/feedback-hand/

Kommunikation - Aktives Zuhören und GFK (Gewaltfreie Kommunikation)

In einem meiner ersten Beiträge Kommunikation mit Gesprächspartnern in diesem Blog aus 2013, bin ich auf das 4 Ohren Modell von Friedemann Schulz von Thun (4-Seiten-Modell) eingegangen.

Ich möchte diesen Beitrag kurz aufgreifen und beschreiben, wie aktives Zuhören funktioniert, denn Kommunikation beginnt mit "Zuhören".

Deswegen immer volle Konzentration auf den Gesprächspartner und die folgenden Punkte berücksichtigen:

• Volle Aufmerksamkeit auf den Gesprächspartner bzw. Sprecher.
• Keine Interpretation.
• Kein „Was antworte ich?“.
• Schweigendes Zuhören.
• Paraphrasieren bzw. (einen sprachlichen Ausdruck) mit anderen Wörtern oder Ausdrücken umschreiben.
• Fragen stellen.

Ähnlich funktioniert auch das Grundmodell der GFK (Gewaltfreie Kommunikation) von Marshall B. Rosenberg (Beobachtung, Gefühl, Bedürfnis, Bitte).

Agile - Zusammenarbeit und Regeln für (virtuelle) verteile Teams

In der agilen Softwareentwicklung bietet z.B. Scrum bereits  Regeln, wie "Scrum: Werte & Prinzipien - Empowered, self-organized teams" und "Der Scrum Rahmen ist ein Zusammenspiel von der Organisation, dem Produkt und dem Team" vor. Gerade in Zeiten von Corona und Homeoffice empfiehlt es sicher daher für (virtuelle) verteile Teams Richtlinien zu definieren.

Folgende Grundsätze können als Basis für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams verwendet werden:

• Für alle Mitglieder im Team sollten Kernerreichbarkeitszeiten definiert werden, wie zum Beispiel von 09:00 bis 11:00 Uhr und von 13:00 bis 15:00 Uhr. In dieser Zeit sollte dann auch jeder zu erreichen sein.
• Wichtig: Arbeiten die Teams ggf. in verschiedenen Zeitzonen, müssen diese Kernzeiten ggf. angepasst werden.
• Eine "Definition of Done (DoD)" sollte definiert werden, damit allen im Team klar ist, ab wann einen Aufgabe wirklich als "erledigt" gilt.
• Meetings bzw. Regeltermine sollte nur während der Kernarbeitszeiten stattfinden.
• In einem kurzen "Daily" Meeting analog dem "Daily Scrum" sollte der Fortschritt aller Mitglieder transparent kommuniziert werden.
• Vorgaben für den Krankheitsfall bzw. eine Vertretung innerhalb des Teams müssen vorab definiert werden.
  
  

Fazit: Die o.g. Vorgaben können nur als Idee dienen. Die Teams sollten gemeinsam die Regeln definieren und nach einer gewissen Zeit immer wieder auf den Prüfstand stellen. Gerade hierbei spielt eine offene und ehrliche Feedbackkultur eine wichtige Rolle.

Effizienz - "Arbeit geht den Weg des geringsten Widerstandes"

Frau Hess zieht in dem Buch "Digital anders arbeiten: Effektive Methoden und neue Tools für den heutigen Büroalltag" den Schluss, "Wer ... fleißig alles zuverlässig abarbeitet, kann sich darauf verlassen, dass ihm oder ihr immer mehr Aufgaben zuwaschen". Siehe auch "Bill Jensen - Radikal vereinfachen: Den Arbeitsalltag besser organisieren und sofort mehr erreichen".

Bill Jensen hat hierzu ein LOGIK-Modell entwickelt, welches für E-Mails (ähnlich zu meinem Blogeintrag E-Mail - Posteingang mit der richtigen Strategie bearbeiten (Inbox Zero Methode)) , aber auch für alle anderen Aufgaben/Taks/ToDos angewendet werden kann.

• Limits: Gehört diese Aufgabe zu den laufenden Projekten?
• Ordnung: Sind die nächsten Schritte klar erkennbar?
• Gewünschtes Resultat: Was soll als Ergebnis herauskommen?
• Instrumente: Wie und womit werden Sie den Auftrag erledigen?
• Konsequenz: Kommt für mich etwas dabei heraus?

Fazit: Erfüllt eine Aufgabe oder E-Mail nicht diese Kriterien, dann sollte dies Thema erstmal nicht weiter beachtet werden. E-Mails könnten in dem Fall sogar direkt gelöscht werden. Vermutlich macht aber eine sehr einseitige Anwendung des MOGIK-Modell wiederum nicht in jedem Fall Sinn. Die Kriterien sollten vielmehr ein Anstoser zum Nachdenken sein.

E-Mail - Posteingang mit der richtigen Strategie bearbeiten (Inbox Zero Methode)

Bereits vor einigen Jahren habe ich in den Artikeln Gehen Sie effizient mit E-Mails um! und Schlüssel zur Produktivität? Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe! beschrieben, wie man effektiv mit dem Kommunikationsmittel E-Mail umgeht. In diesem Beitrag möchte ich nochmals darauf eingehen, wie man mit der richtigen Strategie den Posteingang bearbeiten kann.

E-Mails regelmäßig bearbeiten, aber nicht ständig

Es bietet sich an E‐Mails nur z.B. viermal am Tag zu lesen. Hierfür sollte man sich feste Abholzeiten und einen Antwortzeitraum festlegen. Dies geht natürlich nur, wenn man keinen direkten Kundenkontakt hat und alle Anfragen per E-Mail ankommen.
In allen anderen Situationen bieten sich wie bereits oben beschrieben feste Abhol- und Antwortzeiträume z.B. stündlich oder auch nur täglich an. Nur so ist es möglich produktiv arbeiten zu können.

Wichtig: Die definierten Zeiträume sollte man fest im Kalender blocken, um die E-Mails abarbeiten und damit verbundene Aufgaben erledigen zu können.

Merlin Manns Inbox Zero Methode

Zum Erledigen der E-Mail-Flut bietet sich die Strategie Merlin Manns Inbox Zero Methode an.

Immer wenn man sein E-Mail Programm öffnet, muss eine der 4 folgenden Aktionen durchgeführt werden (reines checken von E-Mails ist somit nicht mehr möglich):

1. E-Mail für mich relevant? Nein => löschen, weiterleiten, delegieren.
• Ja, dann weiter mit Punkt 2.
  
2. Ist etwas zu unternehmen mit der Nachricht (z.B. Info Mails)? Nein => Ablage (archivieren).
• Ja, dann weiter mit Punkt 3.
  
3. Ist der Zeitaufwand dafür kleiner als 3 Minute? Ja => Sofort erledigen / beantworten.
• Nein, dann weiter mit Punkt 4.
4. E-Mail kennzeichnen oder einen Termin setzen um sie bearbeiten zu können!
   

Nutzen Sie das Parkinsonsche Gesetz, verkürzen Sie Ihre Arbeitszeit, damit Sie Aufgaben auf das Wesentliche beschränken können!

Flipchartvorlage - Agenda

Wie oft saß man schon in einem Meeting und hat im Termin nur über ein Thema gesprochen und man ist zu den eigentlichen wesentlichen Punkten gar nicht gekommen. 

Um dieses Problem zu vermeiden, effektiv und agil durch die Meetings gehen zu können, sollte innerhalb der ersten 5 Minuten die Agenda besprochen werden. Im Idealfall sollte bereits eine grobe Agenda/Themen vor dem Meeting bekannt sein, damit man sich darauf vorbereiten kann.

Das nachfolgende "Agenda" Beispiel ist hilfreich für Workshops, Meetings oder auch Konferenzen. Hiermit lassen sich Tagesordnungspunkte oder Themen Eintragen und alle Teilnehmer behalten während der Veranstaltung den Überblick und können sich auf die wesentlichen Punkte konzentrieren.

  

Download unter: www.shemel.de/download/agenda.pdf

Kommandozeile (cmd) aus Explorer-Verzeichnis aufrufen

Möchte man schnell per Kommandozeile Aktionen durchführen und nicht erst nach dem Ausführen des cmd-Befehls in das richtige Verzeichnis navigieren, kann man dies auch direkt aus dem Explorere heraus tun.

Dafür einfach im Explorer in das gewünschte Verzechnis navigieren und den cmd-Befehl in der Adressleiste ausführen:

Anschließend öffnet sich die Kommandozeile mit dem vorher ausgewählten Ordner:

Kommunikation mit Gesprächspartnern

Kommunikation mit Kollegen, Führungskräften und Kunden spielt in fast allen Berufen eine wichtige Rolle. Die Wahl der richtigen Kommunikation kann in verschiedenen Situationen eine wirkliche Herausforderung sein. Mangelnde oder schlechte Kommunikation kann eine Ursache für Zeitmangel sein. Durch die richtige Kommunikation können Sie Ihr Selbstmanagement und den Umgang mit schwierigen Gesprächspartnern verbessern.

4 Seiten einer Nachricht

Kommunikation läuft immer zwischen einem Sender und Empfänger ab. Es muss ständig zwischen beiden „Sprachen“ übersetzt und zurück übersetzt werden. Sehr häufig kommt es bei der Kommunikation (durch eine falsche Übersetzung) zu Missverständnissen. Diese Missverständnisse können dann zu einer Auseinandersetzung führen, was evtl. in einem Streitgespräch enden kann. Streitgespräche können auch dann entstehen, wenn z.B. Menschen mit unterschiedlichen Sprachstielen kommunizieren.

Das Kommunikationsquadrat ist das bekannteste Modell von Friedemann Schulz von Thun. Dieses Modell ist auch bekannt als das "Vier-Ohren-Modell".

Wenn Sie etwas von sich geben, sind Sie auf vierfache Weise wirksam. Jede Ihrer Äußerungen enthält gleichzeitig vier Botschaften:

• Eine Sachinformation, worüber Sie informieren.
• Eine Selbstkundgabe, was Sie von sich zu erkennen geben.
• Einen Beziehungshinweis, was Sie von dem Gegenüber halten und wie Sie zu ihm stehen.
• Einen Appell, was Sie bei dem Gegenüber erreichen möchten.

Weitere Informationen zum Thema "Kommunikation" finden Sie in meinem Buch

Zeit- und Selbstmanagement im Beruf - Lernen Sie, Ihren Tag in nur 30 Minuten effektiv zu organisieren

Nutzen Sie das Parkinsonsche Gesetz

Das Pareto-Prinzip ist vielen mittlerweile bekannt, aber haben Sie schon mal etwas vom „Parkinson´sche Gesetz“ gehört?

Das Gesetz, welches nach Cyril Northcote Parkinson benannt wurde, beschreibt folgendes:

„Work expands so as to fill the time available for its completion.” (The Economist Nr. 5856 vom 19. November 1955 (Bd. 177 S. 635–637))

„Arbeit dehnt sich genau in dem Maße aus, wie Zeit für die Erledigung von Aufgaben zur Verfügung steht – und nicht in dem Maße, wie komplex die Aufgaben tatsächlich sind.“


Benötigen Sie für das Erledigen einer Aufgabe in der Regel 20 Minuten, aber es stehen Ihnen 50 Minuten zur Verfügung, dann werden Sie aller Wahrscheinlichkeit nach genau auch diese 50 Minuten für diese Aufgabe brauchen. Sollten Sie aber wie üblich nur 20 Minuten Zeit haben, so werden Sie in der Regel auch nach 20 Minuten fertig sein.


Kurz und knapp der Unterschied zwischen Pareto und dem Parkinsonschen Gesetz:

Pareto-Prinzip
Reduzieren Sie Ihre Aufgaben auf das Wesentliche mit Hilfe der 80-zu-20-Regel.

Parkinsonsche Gesetz
Verkürzen Sie Ihre Arbeitszeit, damit Sie Aufgaben auf das Wesentliche beschränken können.


Versuchen Sie das Parkinsonsche Gesetz zum Beispiel bei Routineaufgaben anzuwenden, bei denen Sie wissen, wie lange Sie für das Bewältigen der Aufgabe benötigen.

Weiterführende Literatur zum Parkinsonschen Gesetz: 
Parkinsons Gesetz und andere Untersuchungen über die Verwaltung

Taskplaner Vorlage für Ihr Zeitmanagement

Im Arbeitsalltag sind Taskplaner auf Papier nach wie vor eine effektive Hilfe für das Zeitmanagement. Man hat sofort einen Überblick über die anstehenden Aufgaben und kann schnell Änderungen vornehmen, Einträge verbinden und gruppieren.
Zusätzlich ist Platz für Termine und für die Auflistung von Zeitdieben vorhanden.

Seien Sie effizient und wenden Sie die Methoden aus meinem Buch

Zeit- und Selbstmanagement im Beruf - Lernen Sie, Ihren Tag in nur 30 Minuten effektiv zu organisieren

mit Hilfe des nachfolgenden Taskplaner an.

Download unter: www.shemel.de/download/aufgabenplaner.png

Gehen Sie effizient mit E-Mails um!

Wie können Sie Ihren Büro-Tag effizient gestalten und sich nicht unnütz durch E-Mails ablenken lassen?

Hier meine Regeln, welche sich in der Praxis gut anwenden lassen:

• Sendepause. Stellen Sie sämtliche Benachrichtigung für den Posteingang ab.
• Entspannen. Wie wichtig ist es, sekundengenau über neue Post informiert zu sein? Reicht es nicht auch diese erst in 3 Stunden zu beantworten?
• E‐Mails nur viermal am Tag lesen. Legen Sie für sich feste Mail-Abholzeiten fest und einen Antwortzeitraum. Zum Beispiel: Morgens, vor der Mittagspause, nach der Mittagspause und kurz vor dem Feierabend
• Verbieten Sie CC‐Mails. CC-Mails sind ein sehr größter Zeitfresser. Ist die Information überhaupt wichtig für mich? Antworten alle auf eine CC-Mail, kann es schnell in SPAM ausarten.
• Arbeiten mit Ordnern, Filtern oder Ticket-System. Verlagern Sie zum Beispiel E-Mails die einzelne Produkte oder Systeme angeht direkt in ein Ticket-System.
• Halten Sie Ihre E-Mails kurz. Investieren jeweils nur zwei Minuten für eine Antwort. Sie können zum Beispiel auch nur die Betreffzeile für eine kurz Info verwenden und mit EOM (end of message) beenden.
  
• Rufen Sie bei komplexen Themen an. Um Ideen zu entwickeln oder auch Konflikte zu lösen, sind E-Mails eher nicht geeignet.
  

Ich wünsche viel Spaß beim Ausprobieren :-)


Übung: Versuchen Sie doch einen E-Mail freien Tag die Woche einzurichten.


Weitere nützliche Tipps finden Sie in dem Buch: Büro-Effizienz von Rositta Beck-Rappen