Agile: Zeitmanagement

Wichtig: Der zwischenmenschliche Umgang mit Fehlern muss gewährleistet sein, nur so kann der sachliche Umgang mit Fehlern im Rahmen des Fehlermanagements funktionieren!

Deshalb muss vor der Umsetzung dieser Strategie im Team bzw. der Firma auch der entsprechenden Rahmen (mentale Einstellung) zum offenen Umgang mit den o.g. Fehlern bereitgestellt werden.

Anschließend kann man aus den Fehlern lernen in dem man sich mit verschiedenen Methoden, Prozessen und Techniken mit den jeweiligen Ursachen beschäftigen.

Samstag, 13. März 2021

Fehler - Arten von Misserfolgen

Im wesentlichen gibt es die folgenden drei Arten von Misserfolgen.

Vermeidbare Misserfolge
Sind die Folge von Unaufmerksamkeit, Nachlässigkeit, Unfähigkeit oder Abweichung von Regeln und Protokollen.

Schlechte Misserfolge, da in der Regel vermeidbar sind durch Protokolle, Liebe zum Detail oder kompetente Mitarbeiter.

Komplexitätsbedingte Misserfolge
Sind die Folge von verschiedenen Unbekannten einer Aufgabe.

Unproblematisch, wenn eine Identifizierung erfolgt und Korrekturmaßnahmen ergriffen werden.

Intelligente Misserfolge
Dies sind Misserfolge, die Wissen erzeugen und im Streben nach Innovation gemacht werden.

Sollen gefördert und gefeiert werden!

Sonntag, 7. März 2021

Kontextverluste - (Zeit-)Verschwendung durch Projektwechsel bzw. Multitasking

In dem Buch Quality Software Management: Congruent Action schlägt Gerald Weinberg eine Faustregel zur Berechnung der (Zeit-)Verschwendung vor, die durch Projektwechsel verursacht werden.

So wirkt sich selbst das Hinzufügen eines einzelnen Projekts zur aktuellen Arbeitslast nach Weinbergs Berechnung äußerst schwächend! Man verliert mindestens 20% seiner Zeit!

Muss man zum Beispiel ein weiteres drittes Projekt betreuen, wird fast die Hälfte der Zeit für das Wechseln von Aufgaben (KONTEXTVERLUST) verschwendet.

Wenn man sich auf ein einzelnes Projekt konzentriert, kann man 100% seiner Zeit darauf verwenden.

Sobald man jedoch mit dem Multitasking von Projekten beginnt, steigt der Effizienzverlust massiv!

Nach der Schätzung von Weinberg verliert man

20% seiner Zeit, wenn man gleichzeitig an 2 Projekten arbeitet,
40% an 3 Projekten und bis zu
75% an 5 Projekten.

Die ständige Ablenkung der Gedanken zwischen den verschiedenen Aufgaben oder Projekten ist extrem zeit- und energieintensiv.

Sonntag, 21. Februar 2021

Zeitmanagement - MoSCoW Priorisierung / Prinzip

In einem meiner ersten Blog Einträge (Nutzen Sie das Parkinsonsche Gesetz) bin ich kurz auf das Pareto-Prinzip (Reduzieren Sie Ihre Aufgaben auf das Wesentliche mit Hilfe der 80-zu-20-Regel) eingegangen. Eine gute Hilfe um seine Aufgaben zu priorisieren, bietet das MoSCoW-Prinzip.

MoSCoW ist ein Akronym und steht für

MUST HAVE

Nicht verhandelbare Aufgaben, die zwingend erledigt werden müssen und deren Erledigung erfolgskritisch ist.

SHOULD HAVE

Wichtige Aufgaben, die keine hohe Priorität haben, aber durchaus signifikanten Mehrwert für das Tätigkeitsfeld stiften

COULD HAVE

Nice-to-have Aufgaben, die nur wenige Mehrwert generieren und daher auch weggelassen werden können ohne Schaden anzurichten.

WON’T HAVE

Aufgaben, die eindeutig de-priorisiert werden können, da sie keinen Mehrwert stiften und/oder überproportional viel Zeit in Anspruch nehmen

Mit Hilfe der richtigen Priorisierung sollte man die Umsetzung der jeweiligen Anforderungen nach ihrer Wichtigkeit und ihrem Potenzial steuern.

Mittwoch, 20. Januar 2021

Agile - Zusammenarbeit und Regeln für (virtuelle) verteile Teams

In der agilen Softwareentwicklung bietet z.B. Scrum bereits Regeln, wie "Scrum: Werte & Prinzipien - Empowered, self-organized teams" und "Der Scrum Rahmen ist ein Zusammenspiel von der Organisation, dem Produkt und dem Team" vor. Gerade in Zeiten von Corona und Homeoffice empfiehlt es sicher daher für (virtuelle) verteile Teams Richtlinien zu definieren.

Folgende Grundsätze können als Basis für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams verwendet werden:

Für alle Mitglieder im Team sollten Kernerreichbarkeitszeiten definiert werden, wie zum Beispiel von 09:00 bis 11:00 Uhr und von 13:00 bis 15:00 Uhr. In dieser Zeit sollte dann auch jeder zu erreichen sein.

Wichtig: Arbeiten die Teams ggf. in verschiedenen Zeitzonen, müssen diese Kernzeiten ggf. angepasst werden.

Eine "Definition of Done (DoD)" sollte definiert werden, damit allen im Team klar ist, ab wann einen Aufgabe wirklich als "erledigt" gilt.
Meetings bzw. Regeltermine sollte nur während der Kernarbeitszeiten stattfinden.
In einem kurzen "Daily" Meeting analog dem "Daily Scrum" sollte der Fortschritt aller Mitglieder transparent kommuniziert werden.
Vorgaben für den Krankheitsfall bzw. eine Vertretung innerhalb des Teams müssen vorab definiert werden.

Fazit: Die o.g. Vorgaben können nur als Idee dienen. Die Teams sollten gemeinsam die Regeln definieren und nach einer gewissen Zeit immer wieder auf den Prüfstand stellen. Gerade hierbei spielt eine offene und ehrliche Feedbackkultur eine wichtige Rolle.

Samstag, 16. Januar 2021

Effizienz - "Arbeit geht den Weg des geringsten Widerstandes"

Frau Hess zieht in dem Buch "Digital anders arbeiten: Effektive Methoden und neue Tools für den heutigen Büroalltag" den Schluss, "Wer ... fleißig alles zuverlässig abarbeitet, kann sich darauf verlassen, dass ihm oder ihr immer mehr Aufgaben zuwaschen". Siehe auch "Bill Jensen - Radikal vereinfachen: Den Arbeitsalltag besser organisieren und sofort mehr erreichen".

Bill Jensen hat hierzu ein LOGIK-Modell entwickelt, welches für E-Mails (ähnlich zu meinem Blogeintrag E-Mail - Posteingang mit der richtigen Strategie bearbeiten (Inbox Zero Methode)) , aber auch für alle anderen Aufgaben/Taks/ToDos angewendet werden kann.

Limits: Gehört diese Aufgabe zu den laufenden Projekten?
Ordnung: Sind die nächsten Schritte klar erkennbar?
Gewünschtes Resultat: Was soll als Ergebnis herauskommen?
Instrumente: Wie und womit werden Sie den Auftrag erledigen?
Konsequenz: Kommt für mich etwas dabei heraus?

Fazit: Erfüllt eine Aufgabe oder E-Mail nicht diese Kriterien, dann sollte dies Thema erstmal nicht weiter beachtet werden. E-Mails könnten in dem Fall sogar direkt gelöscht werden. Vermutlich macht aber eine sehr einseitige Anwendung des MOGIK-Modell wiederum nicht in jedem Fall Sinn. Die Kriterien sollten vielmehr ein Anstoser zum Nachdenken sein.

Freitag, 4. Dezember 2020

E-Mail - Posteingang mit der richtigen Strategie bearbeiten (Inbox Zero Methode)

Bereits vor einigen Jahren habe ich in den Artikeln Gehen Sie effizient mit E-Mails um! und Schlüssel zur Produktivität? Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe! beschrieben, wie man effektiv mit dem Kommunikationsmittel E-Mail umgeht. In diesem Beitrag möchte ich nochmals darauf eingehen, wie man mit der richtigen Strategie den Posteingang bearbeiten kann.

E-Mails regelmäßig bearbeiten, aber nicht ständig

Es bietet sich an E‐Mails nur z.B. viermal am Tag zu lesen. Hierfür sollte man sich feste Abholzeiten und einen Antwortzeitraum festlegen. Dies geht natürlich nur, wenn man keinen direkten Kundenkontakt hat und alle Anfragen per E-Mail ankommen.
In allen anderen Situationen bieten sich wie bereits oben beschrieben feste Abhol- und Antwortzeiträume z.B. stündlich oder auch nur täglich an. Nur so ist es möglich produktiv arbeiten zu können.

Wichtig: Die definierten Zeiträume sollte man fest im Kalender blocken, um die E-Mails abarbeiten und damit verbundene Aufgaben erledigen zu können.

Merlin Manns Inbox Zero Methode

Zum Erledigen der E-Mail-Flut bietet sich die Strategie Merlin Manns Inbox Zero Methode an.

Immer wenn man sein E-Mail Programm öffnet, muss eine der 4 folgenden Aktionen durchgeführt werden (reines checken von E-Mails ist somit nicht mehr möglich):

E-Mail für mich relevant? Nein => löschen, weiterleiten, delegieren.

Ja, dann weiter mit Punkt 2.

Ist etwas zu unternehmen mit der Nachricht (z.B. Info Mails)? Nein => Ablage (archivieren).

Ja, dann weiter mit Punkt 3.

Ist der Zeitaufwand dafür kleiner als 3 Minute? Ja => Sofort erledigen / beantworten.

Nein, dann weiter mit Punkt 4.

E-Mail kennzeichnen oder einen Termin setzen um sie bearbeiten zu können!

Nutzen Sie das Parkinsonsche Gesetz, verkürzen Sie Ihre Arbeitszeit, damit Sie Aufgaben auf das Wesentliche beschränken können!

Freitag, 5. Juni 2020

Firefox - command line option, start from a batch file

Will man nach dem Starten von Windows direkt mit seinen Lieblingswebseiten surfen, bietet sich beim Firefox Browser die folgenden Möglichkeiten per "command line" oder "batch file" an.

Aufruf per command line (cmd):

"C:\Program Files\Mozilla Firefox\firefox.exe" -new-window "http://www.ebay.de/" -new-window "https://www.mydealz.de/" -new-window "https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox"

Aufruf per batch file (.bat):

@echo off
start "" "C:\Program Files\Mozilla Firefox\firefox.exe" -new-window "http://www.ebay.de/" -new-window "https://www.mydealz.de/" -new-window "https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox"

Montag, 30. Dezember 2019

6-2-1 - Regel

Vielen ist die Regel zum Beispiel vom Chaos Communication Congress bekannt.

Die 6-2-1 - Regel ist eine Empfehlung für Congress Teilnehmer, an jedem Tag mindestens

sechs Stunden Schlaf
zwei Mahlzeiten
eine Dusche

durchzuführen.

Weitere nützliche Tipps finden sich auch hier:

How to Stay Healthy Before, During, And After a Convention

Montag, 23. Dezember 2019

Doodle Alternativen - Datenschutz freundliche Terminumfragen

Mit Hilfe von Doodle kann man schnell Terminumfragen oder auch einfache Online-Umfragen erstellen. Allerdings gibt es immer wieder Datenschutzrechtliche Bedenken. Es existieren zum Beispiel folgende datenschutzfreundliche Terminplaner mit vergleichbarem Funktionsumfang.

Foodle

DFN-Terminplaner ein werbefreier Dienst des DFN-Verein.
https://terminplaner.dfn.de

Digitalcourage-Tool

Digitalcourace ist ein selbstbetriebenes und datenschutzfreundliches Tool für Terminplanung und Umfragen
https://poll.digitalcourage.de

Sonntag, 13. August 2017

Crowdworking - Nebenbei im Internet Geld verdienen

Mit Hilfe von Crowdworking kann man schon jetzt erfahren, was das Thema "Digitalisierung" innerhalb der Arbeitswelt ausmacht. Jeder der einen Internetzugang hat, kann als Crowdworker arbeiten und nebenbei Geld verdienen. Ideal also für z.B. Studenten oder auch Freelancer die eine flexible Zeit- und Aufgabeneinteilung haben.

Folgende große Anbieter gibt es, welche auch genug Aufgaben/Arbeit innerhalb von ganz Deutschland anbieten.

clickworker - https://www.clickworker.de

Vorwiegend Texte erstellen, korrigieren, an Umfragen teilnehmen oder Daten recherchieren und kategorisieren.

appJobber - https://www.appjobber.de

Ideal für Fahrradfahrer, unterwegs kleine Aufgaben erledigen. Überprüfung von Außenwerbung, Kartendaten, Adressen, Öffnungszeiten und viele weitere Anwendungsfälle.

Testbirds - https://www.testbirds.de

Testen von Webseiten, Apps oder Internet of Things-Anwendungen mithilfe innovativer Technologien.

Sonntag, 30. Juli 2017

Flipchartvorlage - Agenda

Wie oft saß man schon in einem Meeting und hat im Termin nur über ein Thema gesprochen und man ist zu den eigentlichen wesentlichen Punkten gar nicht gekommen.

Um dieses Problem zu vermeiden, effektiv und agil durch die Meetings gehen zu können, sollte innerhalb der ersten 5 Minuten die Agenda besprochen werden. Im Idealfall sollte bereits eine grobe Agenda/Themen vor dem Meeting bekannt sein, damit man sich darauf vorbereiten kann.

Das nachfolgende "Agenda" Beispiel ist hilfreich für Workshops, Meetings oder auch Konferenzen. Hiermit lassen sich Tagesordnungspunkte oder Themen Eintragen und alle Teilnehmer behalten während der Veranstaltung den Überblick und können sich auf die wesentlichen Punkte konzentrieren.

Download unter: www.shemel.de/download/agenda.pdf

Samstag, 15. April 2017

Schnell und einfach seine Urlaubstage planen

Möchte man schnell und einfach seine Urlaubstage in Abhängigkeit von Ferien und Feiertagen planen, nimmt dies oft einige Zeit in Anspruch.
Mit Hilfe der Webseite Urlaubstage-Planen.de kann man seine Urlaubstage schon für die kommenden Jahre unter Berücksichtigung von regionalen Feiertagen und den daraus resultierenden Brückentagen planen.

Ist man mit der Planung fertig, lässt sich diese an die eigene E-Mail Adresse versenden.

Sonntag, 17. Juli 2016

Schlüssel zur Produktivität? Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe!

In der heutigen Zeit sollen uns technische Kommunikationsmittel wie zum Beispiel E-Mail oder auch Instant Messanger den Arbeitsalltag vereinfachen. Leider ist dies oft nicht der Fall, denn diese zusätzlichen Kanäle müssen von uns ständig beobachtet und kontrolliert werden. Kommen dann noch weitere Kanäle wie zum Beispiel das Social Intranet oder ein Firmen internes Wiki hinzu sind wir überfordert und lassen uns schnell von der eigentlichen Arbeit ablenken.

Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe!

Auch wenn die Kommunikationskultur in Ihrem Unternehmen eine andere ist (Jeder muss immer für den Anderen da sein!), versuchen Sie sich auf immer nur auf eine Aufgabe zu konzentrieren.

Möchten Sie ungestört arbeiten, schließen Sie Ihre Bürotür. So können Sie Ihren Kollegen deutlichen machen, dass Sie aktuell nicht gestört werden möchten.
In Großraumbüros sollten Sie in der Konzentrationsphase Gespräche mit anderen Kollegen vermeiden. Bei störenden Geräuschen, nehmen Sie z.B. Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung (Bose QuietComfort 15).

Beispiel: E-Mail

Dies ist eigentlich ein asynchrones Medium. E-Mails sollten nur dann bearbeitet werden, wenn man Zeit hat. Dies wird in den Unternehmen aber häufig ignoriert. Man erwartet, dass E-Mails sofort gelesen und auch beantwortet werden müssen.
Folge, das E-Mail-Programm ist immer geöffnet und für jede eingehende E-Mail gibt es eine sofortige Benachrichtigung. Hieraus resultiert eine sofortige Ablenkung und man ist nicht mehr fokussiert bei der Arbeit. Anschließend benötigt es dann wieder mehrere Minuten, bis der ursprüngliche Zustand (Was wollte ich jetzt eigentlich tun, damit ich meine Aufgabe erledigen kann?) wiederhergestellt ist.

Tipps zum Thema E-Mail

Lösen Sie das Problem zusammen mit Ihren E-Mail Partnern.

Machen Sie deutlich, dass Sie nicht sofort auf E-Mails antworten.

Lassen Sie sich nicht von Kollegen ablenken (Hey, hast du schon die Mail von XYZ gelesen?).
Setzen Sie sich feste Zeitblöcke, in denen Sie E-Mails beantworten (morgens, mittags, nachmittags...).
Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten und entwickeln Sie zum Beispiel einen "E-Mail freien Tag" oder "Slow E-Mail".

Donnerstag, 1. August 2013

Kommunikation mit Gesprächspartnern

Kommunikation mit Kollegen, Führungskräften und Kunden spielt in fast allen Berufen eine wichtige Rolle. Die Wahl der richtigen Kommunikation kann in verschiedenen Situationen eine wirkliche Herausforderung sein. Mangelnde oder schlechte Kommunikation kann eine Ursache für Zeitmangel sein. Durch die richtige Kommunikation können Sie Ihr Selbstmanagement und den Umgang mit schwierigen Gesprächspartnern verbessern.

4 Seiten einer Nachricht

Kommunikation läuft immer zwischen einem Sender und Empfänger ab. Es muss ständig zwischen beiden „Sprachen“ übersetzt und zurück übersetzt werden. Sehr häuﬁg kommt es bei der Kommunikation (durch eine falsche Übersetzung) zu Missverständnissen. Diese Missverständnisse können dann zu einer Auseinandersetzung führen, was evtl. in einem Streitgespräch enden kann. Streitgespräche können auch dann entstehen, wenn z.B. Menschen mit unterschiedlichen Sprachstielen kommunizieren.

Das Kommunikationsquadrat ist das bekannteste Modell von Friedemann Schulz von Thun. Dieses Modell ist auch bekannt als das "Vier-Ohren-Modell".

Wenn Sie etwas von sich geben, sind Sie auf vierfache Weise wirksam. Jede Ihrer Äußerungen enthält gleichzeitig vier Botschaften:

Eine Sachinformation, worüber Sie informieren.
Eine Selbstkundgabe, was Sie von sich zu erkennen geben.
Einen Beziehungshinweis, was Sie von dem Gegenüber halten und wie Sie zu ihm stehen.
Einen Appell, was Sie bei dem Gegenüber erreichen möchten.

Weitere Informationen zum Thema "Kommunikation" finden Sie in meinem Buch

Zeit- und Selbstmanagement im Beruf - Lernen Sie, Ihren Tag in nur 30 Minuten effektiv zu organisieren

Montag, 8. Juli 2013

Nutzen Sie das Parkinsonsche Gesetz

Das Pareto-Prinzip ist vielen mittlerweile bekannt, aber haben Sie schon mal etwas vom „Parkinson´sche Gesetz“ gehört?

Das Gesetz, welches nach Cyril Northcote Parkinson benannt wurde, beschreibt folgendes:

„Work expands so as to fill the time available for its completion.” (The Economist Nr. 5856 vom 19. November 1955 (Bd. 177 S. 635–637))

„Arbeit dehnt sich genau in dem Maße aus, wie Zeit für die Erledigung von Aufgaben zur Verfügung steht – und nicht in dem Maße, wie komplex die Aufgaben tatsächlich sind.“

Benötigen Sie für das Erledigen einer Aufgabe in der Regel 20 Minuten, aber es stehen Ihnen 50 Minuten zur Verfügung, dann werden Sie aller Wahrscheinlichkeit nach genau auch diese 50 Minuten für diese Aufgabe brauchen. Sollten Sie aber wie üblich nur 20 Minuten Zeit haben, so werden Sie in der Regel auch nach 20 Minuten fertig sein.

Kurz und knapp der Unterschied zwischen Pareto und dem Parkinsonschen Gesetz:

Pareto-Prinzip
Reduzieren Sie Ihre Aufgaben auf das Wesentliche mit Hilfe der 80-zu-20-Regel.

Parkinsonsche Gesetz
Verkürzen Sie Ihre Arbeitszeit, damit Sie Aufgaben auf das Wesentliche beschränken können.

Versuchen Sie das Parkinsonsche Gesetz zum Beispiel bei Routineaufgaben anzuwenden, bei denen Sie wissen, wie lange Sie für das Bewältigen der Aufgabe benötigen.

Weiterführende Literatur zum Parkinsonschen Gesetz:
Parkinsons Gesetz und andere Untersuchungen über die Verwaltung

Samstag, 15. Juni 2013

Taskplaner Vorlage für Ihr Zeitmanagement

Im Arbeitsalltag sind Taskplaner auf Papier nach wie vor eine effektive Hilfe für das Zeitmanagement. Man hat sofort einen Überblick über die anstehenden Aufgaben und kann schnell Änderungen vornehmen, Einträge verbinden und gruppieren.
Zusätzlich ist Platz für Termine und für die Auflistung von Zeitdieben vorhanden.

Seien Sie effizient und wenden Sie die Methoden aus meinem Buch

Zeit- und Selbstmanagement im Beruf - Lernen Sie, Ihren Tag in nur 30 Minuten effektiv zu organisieren

mit Hilfe des nachfolgenden Taskplaner an.

Download unter: www.shemel.de/download/aufgabenplaner.png

Montag, 13. Mai 2013

Gehen Sie effizient mit E-Mails um!

Wie können Sie Ihren Büro-Tag effizient gestalten und sich nicht unnütz durch E-Mails ablenken lassen?

Hier meine Regeln, welche sich in der Praxis gut anwenden lassen:

Sendepause. Stellen Sie sämtliche Benachrichtigung für den Posteingang ab.
Entspannen. Wie wichtig ist es, sekundengenau über neue Post informiert zu sein? Reicht es nicht auch diese erst in 3 Stunden zu beantworten?
E‐Mails nur viermal am Tag lesen. Legen Sie für sich feste Mail-Abholzeiten fest und einen Antwortzeitraum. Zum Beispiel: Morgens, vor der Mittagspause, nach der Mittagspause und kurz vor dem Feierabend
Verbieten Sie CC‐Mails. CC-Mails sind ein sehr größter Zeitfresser. Ist die Information überhaupt wichtig für mich? Antworten alle auf eine CC-Mail, kann es schnell in SPAM ausarten.
Arbeiten mit Ordnern, Filtern oder Ticket-System. Verlagern Sie zum Beispiel E-Mails die einzelne Produkte oder Systeme angeht direkt in ein Ticket-System.
Halten Sie Ihre E-Mails kurz. Investieren jeweils nur zwei Minuten für eine Antwort. Sie können zum Beispiel auch nur die Betreffzeile für eine kurz Info verwenden und mit EOM (end of message) beenden.
Rufen Sie bei komplexen Themen an. Um Ideen zu entwickeln oder auch Konflikte zu lösen, sind E-Mails eher nicht geeignet.

Ich wünsche viel Spaß beim Ausprobieren :-)

Übung: Versuchen Sie doch einen E-Mail freien Tag die Woche einzurichten.

Weitere nützliche Tipps finden Sie in dem Buch: Büro-Effizienz von Rositta Beck-Rappen